W dobie pracy hybrydowej dyrektorzy finansowi poszukują większej wartości w przestrzeni biurowej

Wpływ Covid-19 na wiele miejsc pracy w Wielkiej Brytanii był głęboki i trwały. A Wyczyść Q2 Badanie przeprowadzone przez Centre for Cities wśród pracowników umysłowych w Londynie wykazało, że przeciętny respondent dojeżdża do biura zaledwie 2,3 dnia w tygodniu. Zespół doradców ustalił, że spędzali w centrali o 41% mniej czasu niż przed pandemią.

Andrew Farah jest dyrektorem generalnym Density, amerykańskiej firmy zajmującej się oprogramowaniem do pracy. Zauważa, że ​​wzrost liczby pracy hybrydowej od czasu złagodzenia obostrzeń był „przesunięciem sejsmicznym”, w wyniku którego duża część powierzchni biurowej pozostaje niewykorzystana. Badania jego firmy sugerują, że większość budynków jest w stanie to pomieścić Czterokrotnie bardziej aktywny Z tego, co robią.

„Nadal widzimy duże sale konferencyjne, w których tylko jedna osoba rozmawia przez Zoom, oraz wiele wspólnych przestrzeni, które są rzadko używane” – mówi Farah.

Z punktu widzenia dyrektora finansowego oznacza to poważne marnowanie zasobów.

Dlaczego nie wszyscy redukują zatrudnienie?

Przeprowadzka do mniejszej siedziby była dla wielu firm oczywistym i popularnym rozwiązaniem pozwalającym na redukcję kosztów. Jedną z najbardziej znaczących firm, która dokonała tego wyboru, jest HSBC, która… O swoich planach poinformował w czerwcu Porzucić wieżowiec w londyńskim Canary Wharf na rzecz mniejszej siedziby przy Square Mile.

Fala podobnych posunięć wzbudziła obawy w branży nieruchomości o A Załamanie na rynku biurowymAle rzeczywistość była dokładniejsza. W końcu szukanie nowego najmu już teraz, nawet w przypadku mniejszych budynków, może nie oznaczać oszczędności dla dyrektorów finansowych na tyle, na ile liczyli.

Richard Proctor, partner i szef reprezentacji najemców w gigantycznym rynku nieruchomości Knight Frank w Londynie, twierdzi, że firmy „zadają problem efektywności swoich istniejących zobowiązań w zakresie nieruchomości. Nie obserwujemy masowego zwalniania powierzchni, podczas gdy najemcy oceniają, jakiej powierzchni potrzebują i jak najlepiej wykorzystać je strategicznie, aby przyciągnąć i zatrzymać talenty.”

Na to dążenie do efektywności czekaliśmy od dawna. Badanie opublikowane przez firmę konsultingową Apentra ds. przestrzeni roboczej w IV kwartale 2018 r. wykazało, że firmy w Anglii i Walii zostały połączone Marnowanie 10 miliardów funtów rocznie Ze względu na brak wykorzystania dostępnej im powierzchni biurowej. Ponieważ kryzys związany z kosztami prowadzenia działalności gospodarczej utrzymuje się, nic dziwnego, że dyrektorzy finansowi chcą, aby ich miejsca pracy pracowały dla nich ciężej, jednocześnie wyczerpując inne możliwości obniżenia kosztów.

„Widzieliśmy, jak dyrektorzy finansowi przestawiali się z cięcia kosztów na optymalizację każdego metra kwadratowego powierzchni biurowej” – powiedziała Farah.

Jakie opcje są dostępne, aby zaoszczędzić na kosztach biura?

Według Proctora w wielu przypadkach, gdy firmy nie redukują rozmiaru ani nie podnajmują, myślą o swoich nieruchomościach w sposób bardziej elastyczny.

„Obserwowany przez nas trend jest taki, że niektórzy najemcy przedłużają umowy najmu na krótsze okresy” – mówi. „Dzięki temu mogą zachować otwarte opcje, jednocześnie ulepszając długoterminowe strategie dotyczące nieruchomości”.

Inne firmy rozważają renowację, aby zapewnić nowe udogodnienia i/lub bardziej elastyczne przestrzenie do współpracy. Może to wiązać się ze znacznymi kosztami, ale inwestycja może się opłacić, jeśli zapewni lepsze wykorzystanie w dłuższym okresie. Na przykład Standard Chartered Bank Remont globalnej siedziby w Londynie. Dyrektor finansowy grupy bankowej, Andy Halford, przewiduje, że ulepszenia doprowadzą do powstania „nowoczesnego miejsca pracy spójnego z naszym hybrydowym modelem pracy”.

Citigroup modernizuje także swoją działalność Budynki w stolicy. Amerykański gigant bankowy wierzy, że „zmaksymalizuje to obszary pracy oparte na technologii, które umożliwią współpracę, abyśmy mogli pracować elastycznie i z maksymalną sprawnością”.

Właściwa konfiguracja biura będzie wyjątkowa dla Twojej firmy

Jay Holden jest dyrektorem wykonawczym ds. europejskich usług doradczych i transakcyjnych w CBRE Group, amerykańskim dostawcy usług na rynku nieruchomości komercyjnych. Chociaż wiele firm „od czasu pandemii zmieniło sposób wykorzystania swoich biur, kierując się głównie swoją wersją pracy hybrydowej”, mówi, stało się jasne, że „jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich”.

„Każdy pracuje nad własną wersją elastyczności” – wyjaśnia Holden. „Teraz, gdy pracownicy naprawdę mają poczucie, jak to może wyglądać, postrzegamy to jako długoterminową zmianę w praktyce. Jeśli zarówno pracownicy, jak i pracodawcy naprawdę czegoś chcą dobrze, jak teraz wszyscy, nieruchomości stały się ważniejsze w podejmowaniu decyzji biznesowych niż kiedykolwiek wcześniej.

Zdaniem partnera zarządzającego Jeremy’ego Shepsona, w lipcu międzynarodowa kancelaria prawnicza HFW z siedzibą w Londynie przeniosła się do mniejszej siedziby, co dobrze wpisuje się w praktyki pracy przyjęte przez nią w ostatnich latach.

„Nasze nowe biura zostały zaprojektowane tak, aby zapewnić większą elastyczność oraz usprawnić komunikację formalną i nieformalną” – mówi. Chociaż powierzchnia jest o 25% mniejsza niż w starej bazie HFW, nowy projekt jest „znacznie bardziej wydajny. Ze względu na naszą elastyczną politykę pracy w Londynie, która zakłada, że ​​ludzie przebywają tu co najmniej trzy dni w tygodniu, nadal mamy rzeczywiście miejsce do nadal rosnąć.

Dlaczego zwiększanie zaangażowania pracowników w biurze jest ważne?

Farah zwraca uwagę, że „firmy, które dobrze radzą sobie w świecie pracy hybrydowej, mają dwie wspólne cechy: stale dostosowują się do pracowników, którzy wciąż rozwijają swoje preferencje dotyczące biura, oraz nalegają na gromadzenie lepszych danych” na temat wykorzystania przestrzeni używany.

W tym względzie Farah radzi większości pracodawców, aby wzmocnili obecność administracji w swoich biurach i stworzyli więcej przestrzeni do skoncentrowanej pracy. Firma z listy Fortune 500 zdecydowała się niedawno „przespać” dwa niewykorzystane piętra w swojej siedzibie głównej, zmniejszając koszty wynajmu, jednocześnie „zwiększając zaangażowanie pracowników” w innych częściach budynku.

„Musimy obalić mit, że biura nie są już potrzebne – wręcz przeciwnie” – mówi Holden. „Nie należy lekceważyć zdolności biura do zwiększania współpracy, poprawy produktywności i wzmacniania kultury firmy”.

Jak sprawić, by wizyta w biurze była warta dojazdu

Według Shepsona zwiększanie poziomu wykorzystania polega na zapewnianiu ludziom tego, czego oczekują od miejsca pracy. Zespół zarządzający HFW poprosił pracowników o podzielenie się swoimi preferencjami dotyczącymi takich aspektów, jak meble, kolory farb, a nawet ziarna kawy w nowym biurze, a także przeprowadził z nimi konsultacje na temat tego, jak chcą pracować.

„Na przykład zamiast stałego biurka każdy może wybierać spośród szeregu ustawień, w tym przestrzeni zespołowych na planie otwartym i mniejszych „pokojów fokusowych”, w zależności od tego, jak chce pracować danego dnia” – mówi. „To była naprawdę duża pozytywna zmiana”.

Ponieważ dyrektorzy finansowi będą ponownie oceniać każdy element swojej centrali, niewątpliwie będą musieli ściśle współpracować ze swoimi kolegami z kadry kierowniczej wyższego szczebla.

„Dla wielu dyrektorów finansowych ostatecznym celem jest przekształcenie biura ze zobowiązania finansowego w aktywo strategiczne” – mówi Farah. Żadna funkcja nie powinna nigdy podejmować się realizacji projektu o tak ambitnym celu w pojedynkę.